Por: Heber Reyes
En los distintos actos protocolares, la planificación previa o preevento, como algunos le conocemos, es la clave para enfrentar al único enemigo que pone de rodillas y hace sudar frío a quienes ejercemos el oficio del protocolo de Estado. ¿Cuál es ese enemigo? ¡La improvisación!
Cuando se improvisa en una línea de honor con un amigo, por el simple hecho de ser «afectuosos o corteses», se olvida que la imagen visual y gráfica rompe el orden de precedencia entre las personas que ostentan cargos, rangos o jerarquías, y que el mensaje que pudiéramos estar emitiendo es que ese amigo está por encima de esas autoridades, y que no nos importa el qué dirán las demás autoridades y las personas que han sido invitadas a ese evento, al ver a una persona que no representa un interés institucional de orden público sentado, ocupando un lugar de honor.
Algunos consideran este tipo de acción como una falta de respeto a la investidura. Sin embargo, esta acción nos lleva a formularnos la siguiente pregunta:
¿Qué hacemos para no improvisar?
Es muy simple, y aquí les dejo algunas recomendaciones:
1) Conozca siempre la naturaleza y el objetivo del evento.
2) Planifique el preevento y haga que todas las partes involucradas lo conozcan. Así, no improvisará.
3) Pida una reunión con su superior inmediato y muéstrele su planificación. ¡No deje de hacerlo!
4) Escuche las sugerencias y opiniones de su superior inmediato. ¡No peque por ignorante!
5) No siempre las sugerencias y opiniones de su superior inmediato son las que se estilan en ese momento. ¡Sugiérale, ayúdelo y cuide su imagen!
6) Infórmele que las amistades y los familiares, en los actos públicos, no pueden ni deben ir por encima de los cargos, rangos y jerarquías. ¡Muéstrele las excepciones!
7) El orden de precedencia en el Estado no responde a caprichos, sino al respeto de la Constitución, las leyes, los decretos y al orden normativo.
8) Si el funcionario anfitrión desea complacer a un amigo, debe hacérselo saber con anterioridad a su equipo de protocolo, para que su posición sea contemplada en el preevento y no se improvise el día del evento. ¡La comunicación es la clave!
9) Recuerde: «El trato y el respeto a la investidura es transversal. Lo que usted haga mal hoy, mañana puede ser contra usted».
10) El protocolo institucional no es un departamento decorativo; es una herramienta de gobernanza, transparencia y blindaje reputacional. ¡Consúltelo y úselo!
Con estas recomendaciones usted puede ganar mucho y no perder lo que, por el cargo o rango, le ha costado construir: ¡reputación!
Tenga presente que los actos del Estado no responden a intereses privados ni particulares, sino más bien a intereses públicos, que se hacen extensivos en los actos protocolares, con la preservación y garantía del orden de precedencia de las demás autoridades.
Un funcionario público debe tener presente que, en los actos públicos, existe la figura del «invitado de honor», que no es lo mismo que un amigo. ¿Por qué? Porque, cuando usted tiene un invitado de honor, el evento tiene un matiz distinto y todo gira en torno a él, ya sea por su legado, aportes, trascendencia o por la distinción meritoria que se haya determinado.
Con un invitado de honor, el orden de precedencia cambia con respecto a las demás autoridades, porque es la persona a quien se distingue y se le dedica el acto. Es la persona que debe estar en el lugar de mayor distinción, o sea, a la derecha del anfitrión, porque es el protagonista del evento. En ese sentido, el homenajeado debe ser colocado por encima de las demás autoridades, y es natural que así sea, a la vista de quienes conforman la línea de honor.
Cuando el protocolo de Estado es aplicado por un experto o técnico en la materia, usted puede lograr «tres elementos clave» que, visualmente, generan un mayor impacto entre las autoridades gubernamentales y el público invitado: «orden, eficiencia y escudo reputacional».
Cuando estos tres elementos están alineados, no hay por qué temer, ya que los efectos negativos que generan los vientos de las improvisaciones han sido controlados por quienes trabajan detrás del telón y hacen que el guion de la obra se cumpla y se ejecute en todas sus partes: ¡el protocolo!
